Ponts et viaducs de mai : aubaine ou cauchemar ?

L’organisation du travail au sein d’une entreprise est un facteur clé en QVT. En cette période où les ponts du mois de mai et les congés à solder se profilent à l’horizon, les entreprises entrent dans une période critique où les équipes sont clairsemées...

La tentation est grande pour bon nombre d’entre nous d’en profiter pour lever le pied. Aubaine pour ceux qui partent, cauchemar pour ceux qui restent, comment s’organiser pour que ce mois de mai permette à chacun d’en profiter tout en maintenant l’activité ?

Anticiper

Certaines évidences sont parfois bonnes à rappeler. Pour optimiser l’organisation des ponts, le manager doit commencer à recenser les attentes des équipes dès le mois de mars.

Vient alors le casse-tête des arbitrages entre les collaborateurs qui souhaitent partir au même moment. Chacun va devoir faire des concessions. Le manager doit veiller à l’équité, en tenant compte de l’ensemble des congés pris récemment ou à venir.

A ce stade, il est nécessaire de fixer les règles du jeu au niveau collectif et individuel. Le message est clair : pour assurer la continuité du service, on continue de travailler... tout en acceptant que chaque dossier ne peut pas être bouclé comme si les effectifs étaient présents à 100%.

Prioriser

Il n’est pas question de profiter des jours d’absence pour reporter toute la charge de travail sur ses collègues. Pour éviter que les autres ne rament, chacun doit faire le tri sur les sujets à traiter, en sélectionnant ce qui est indispensable à faire pendant l’absence. A chacun de faire preuve de sens des responsabilités en déléguant uniquement les tâches importantes et urgentes, à savoir celles qui ont un impact direct sur l’activité quotidienne de l’entreprise, des clients ou fournisseurs. Les tâches sans impact attendront.

Pour faciliter la prise en main de ces sujets par les collègues, il faut en parler avec eux pour s’assurer qu’ils sont en mesure de prendre le relais. L’idéal est bien sûr de laisser des consignes écrites claires et précises auxquelles ils pourront se raccrocher, mais aussi de les expliquer de vive voix.

Et bien évidemment, déclencher un mail d’absence en indiquant les personnes à contacter en cas de nécessité et d’urgence permet d’éviter des dysfonctionnements.

Développer la polyvalence

Au-delà des ponts, rappelons que la polyvalence est un sujet clé de l’efficacité dans une équipe. A tout moment de l’année, un arrêt de travail ou une absence imprévue peut intervenir.

Au mieux, les membres de l’équipe ont les mêmes métiers et sont capables aisément de se substituer les uns aux autres. Mais comment faire lorsqu’une personne est seule à son poste ?

Des réunions de service peuvent être l’occasion, ponctuellement, de donner la parole aux différents métiers, pour expliquer leur rôle, leurs interactions en interne et en externe, les tâches principales qu’elles ont à effectuer, les dossiers d’actualité. L’objectif n’est pas de former ses collègues au même poste, mais de les sensibiliser aux enjeux et missions, afin qu’ils aient une vision des sujets en cours.

En mai... fais ce qu’il te plaît... Enfin, pas tout à fait ! Penses à ton voisin, et tout ira bien !

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