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Le grand ménage de printemps, c’est aussi au bureau !


Avec mars arrivent les premières fleurs, les giboulées et ... le fameux grand ménage de printemps. Vous ne vous sentez pas concerné ? Pourtant, il y a probablement des dossiers qui trainent dans votre bureau, des papiers à archiver, des mails à trier... et qui vous plombent le moral ! Ranger permet d’alléger la charge mentale pour mieux vivre son quotidien au travail.

Alors, convaincu ? Par où commencer ? Comment vous y prendre ? Quel bénéfice en retirer ?

Par où commencer ?

Sauf cas atypique, peu de personnes auront envie de se lancer dans ce grand ménage de printemps. Pour vous mettre du baume au cœur, pourquoi pas décider collectivement dans votre équipe de consacrer un temps spécifique au rangement ? Vous engager ensemble sur cette tâche peu motivante vous aidera. Objectif de ce challenge collectif : plus de pile sur le bureau, plus rien par terre, et plus de matériel inutile. Avec des photos avant / après, vous pourrez même vous amuser à élire la meilleure progression du service ou encore le bureau le mieux décoré...

Comment s’y prendre ?

La première étape est bien sûr de trier les documents papier. Commencez par vous renseigner sur les délais juridiques de conservation des documents, pour ne pas commettre d’impair. Par exemple, la correspondance commerciale doit se conserver 5 ans, de même qu’un document de transport de marchandises. Quant aux factures clients, le délai est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. A l’échelle de votre entreprise ou de votre service, des règles ont peut-être été définies.

Une fois ces délais connus, vous identifiez ainsi facilement les documents que vous devez archiver de ceux que vous pouvez jeter.

Des documents vous rappelleront également que vous n’avez pas fini de traiter tel ou tel sujet. C’est l’occasion de mettre à jour votre To-Do-List et de revoir les priorités.

Et ensuite ?

Régler l’encombrement dû aux supports papier est un bon début, mais ce n’est pas suffisant. Vous devez également vous occuper de vos documents numériques.

C’est donc le moment de mettre à jour l’arborescence sur vos répertoires, mais aussi de ranger ou supprimer les fichiers enregistrés sur le bureau de votre PC.

Profitez-en également pour changer vos mots de passe pour plus de sécurité.

Côté mail, pensez à archiver ou supprimer les mails que mettez de côté depuis quelques semaines pour les lire ... que vous ne lirez jamais. Désabonnez-vous des newsletters inutiles. Mettez à jour vos contacts dans la boîte mail.

Dernière étape : trier le matériel inutile en supprimant ce que vous n’utilisez pas et qui vous encombre. Et cerise sur le gâteau : faites-vous plaisir en modifiant la déco de votre bureau : changez les photos au mur, votre fond d’écran, amenez une plante...

Quel bénéfice en retirer ?

Tout cela peut vous sembler bien futile. Pire, vous vous dites que c’est une perte de temps ? Dans les faits, désencombrer votre espace de travail vous permettra de vous sentir plus léger et d’être moins noyé. Un poste de travail bien organisé permet de gagner du temps et donc d’être plus efficace plus et productif. L’impact est immédiat : moins de stress, plus de bien-être et un état d’esprit plus positif. C’est donc un excellent levier de QVT.

Cette fois, votre bureau est rangé, et vous vous sentez plus léger. Prenez l’habitude de ranger votre bureau au quotidien pour ne plus vous laisser envahir. Une règle d’or s’impose : prenez quelques minutes avant de quitter votre bureau le soir pour ranger et retrouver le lendemain un poste de travail accueillant.

Pour aller plus loin

Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?

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#QVT

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